ETC, ein international führendes Unternehmen im Bereich der Beleuchtungstechnik für Veranstaltungen, sucht derzeit eine/n Mitarbeiter/in für die Zollkoordination im Logistikteam in unserem Büro in Irschenberg.

Unser idealer Kandidat verfügt über Erfahrung in der Frachtbranche und der Zollabfertigung. Aufgrund der Schnelllebigkeit dieser Aufgabe sind eine ausgeprägte Liebe zum Detail, die Fähigkeit zum Multitasking und gute organisatorische Fähigkeiten von großer Bedeutung.

Seien Sie Teil von etwas Besonderem und helfen Sie uns, unsere preisgekrönten Produkte in die ganze Welt zu versenden. Wir ermutigen Sie, sich noch heute zu bewerben!

Repräsentative Verantwortlichkeiten:
Compliance
• Koordiniert den Versandprozess für internationale Sendungen von und nach ETC in Deutschland
• Kommuniziert mit den ETC-Abteilungen und Spediteuren, um einen reibungslosen und effizienten internationalen Versandprozess zu gewährleisten
• Effektive Kommunikation von Verzögerungen, Auftragsrückständen und erwarteter Verfügbarkeit
• Kommuniziert bei Bedarf mit dem Kunden und hilft bei der Koordination von Direktlieferungen
• Kontaktaufnahme mit Speditionen zur Planung der Abholung internationaler Sendungen, sowie Bereitstellung von Informationen zur Planung der Abholung durch den Spediteur, um die Verfügbarkeit der Fracht sicherzustellen
• Arbeitet eng mit dem Versand zusammen und informiert über anstehende Frachtmengen und besondere Anforderungen
• Bereitet rechtskonforme Exportdokumente für internationale Sendungen vor und koordiniert die gesamten damit verbundenen Dokumente bis zur Einreichung
• Bereitet Handelsrechnungen vor
• Koordiniert die Erstellung von Proforma-Rechnungen, falls erforderlich
• Koordiniert das Akkreditivverfahren und stellt sicher, dass die Versandanforderungen erfüllt werden
• Führt die erforderliche Ablage von Kopien der internationalen Versanddokumente durch
• Verwaltet die Zuordnung von Warennummern und Herkunftsländern für deutsche Exporte/Importe
• Sammelt und pflegt genaue Informationen über Produktklassifizierungen, Lieferantenklassifizierungen, harmonisierte Zolltarifklassifizierungen, Herkunftslandbestimmungen, Warennummern, Produktbewertungsberichte, Überprüfung von Sanktionslisten und Ausfuhrgenehmigungsanträge.
• Hält sich über die sich ändernden internationalen Versandvorschriften auf dem Laufenden
• Koordiniert, implementiert und pflegt die Einhaltung von Handelsvorschriften, Richtlinien, Verfahren, Compliance-Programmen, Schulungen, Lizenzen und Import-/Export-Auditprogrammen
• Erstellt und pflegt Prozesse, die zur Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen des deutschen Zolls erforderlich sind
• Koordiniert die Umsetzung von Zollrückerstattungs- und anderen Kosteneinsparungsprogrammen
• Koordiniert Zollthemen und Audits
• Koordiniert EAC-Zertifikate
Intercompany-Einkauf
• Erstellt täglich Reports über Bestellanforderungen
• Kommuniziert mit dem Planungsteam der ETC Inc.
• Abwicklung des Einkaufs für Produktionsteile
• Verantwortlich für das Erstellen und Weiterleiten von Einkaufsreports
• Kommuniziert bei Bedarf mit Verkäufern und Lieferanten
• Erstellt und überarbeitet bei Bedarf Stücklisten
• Pflege von Materialien, sowie Planung
• Unterstützt und hilft dem Lagerteam bei Bedarf
• Pflegt den Bestand und hilft bei Inventurzählungen
• Aktualisiert Lieferanteninformationen
• Verantwortlich für den Wareneingang und den damit verbundenen Dokumenten, die Protokollierung, Nachverfolgung und Lagerhaltung
• Prüft Eingangsrechnungen und ordnet sie der entsprechenden Kostenstelle zu
• Unterstützung beim Webshop der ETC GmbH
• Sonstige Aufgaben nach Bedarf
• Rechtzeitige und positive Erledigung spezieller Projekte und Anfragen

Mindestanforderungen:
• Mittlere Reife (high school diploma) oder gleichwertig
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Industriekaufmann)
• Abgeschlossene Ausbildung zum Exportmanager durch ein akkreditiertes Programm
• Hervorragende zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, Beziehungen aufzubauen und abteilungs- und gruppenübergreifend zusammenzuarbeiten
• Multitasking-Fähigkeit
• Ausgeprägte Recherche-, Analyse- und Organisationsfähigkeiten
• Präzise Arbeitsweise
• Bereitschaft zu Reisen, falls erforderlich
• Fließende Deutsch- und Englischenkenntnisse in Wort und Schrift
• Computerkenntnisse - einschließlich Microsoft Office
• Erfahrung mit SAP
• Kenntnisse und Interesse an Fortbildung im Bereich Import/Exportrecht
• Diese Position erfordert eine größere Selbstständigkeit bei der Erledigung von Aufgaben und bei der Entscheidungsfindung
• Eigenständige Lösung auftretender Konflikte
• Abgeschlossene Arbeiten werden betrachtet in Bezug auf Machbarkeit, Kompatibilität mit anderen Aufgaben, Effizienz bei der Erledigung sowie erwarteten Ergebnissen.

ETC, an international leader in events lighting technology, is currently seeking someone to assist with Customs Coordination on the Logistics Team in our Irschenberg Office.

Our ideal candidate will have experience in the freight industry and customs clearance. Due to the fast paced nature of this role, strong attention to detail, the ability to multi-task and good organizational skills are highly important.

Come and be part of something special and help us ship our award-winning products all over the world. We encourage you to apply today!

Representative Responsibilities:
Compliance
• Coordinates the shipping process for international shipments into & out of ETC Germany
• Communicates with ETC departments and forwarding agents to ensure a smooth and efficient international shipping process
• Effectively communicates delays, backorders, and expected availability
• Provides information to customers as needed and assists in coordinating direct shipment deliveries
• Contacts carriers to schedule pick up for international orders and provides carrier pick-up scheduling information to ensure freight readiness
• Works closely with Shipping, communicating upcoming freight volumes and special requirements
• Prepares and provides legally compliant export documentation for international shipments and coordinates all associated paperwork through to filing
• Prepares commercial invoices, unless provided by the service groups.
• Coordinates the preparation of proforma invoices when required
• Coordinates Letter of Credit process ensuring shipping requirements are met
• Maintains required filing of copies of international shipping documentation
• Maintains the assignment of commodity codes and countries of origins for German exports/imports
• Collects and maintains accurate information on product classifications, vendor classifications, harmonized tariff classifications, country of origin determinations, commodity codes, product valuation reporting, sanctioned party list screening, and export license applications.
• Remains current with changing international shipping regulations
• Coordinates, implements, and maintains trade compliance regulations, policies, procedures, compliance programs, training, licensing and import/export audit programs
• Creates and maintains procedures necessary to remain in compliance with German Customs legal requirements
• Coordinates the implementation of duty drawback and other cost saving programs
• Coordinates customs subjects and audits
• Coordinates EAC certificates
Intercompany Purchasing
• Runs daily ordering request reports.
• Communicates with the planning team at ETC Inc.
• Handles purchasing for production parts
• Responsible for generating and distributing purchasing reports
• Communicates with vendors and suppliers as needed
• Creates and revises bills of materials when necessary
• Handles materials and planning
• Supports and assists warehouse team when necessary
• Maintains inventory and performs cycle counts
• Updates supplier information
• Responsible for receipt of goods & associate paperwork, logging, tracking and stocking
• Receives incoming invoices & allocates to appropriate cost center
• Assists with the GmbH web shop
• Other tasks as assigned
• Completes special projects and requests in a timely and positive fashion

Minimum Qualifications:
• Mittlere Reife (high school diploma) or equivalent
• Completed 3 year Industrial Clerk apprenticeship, preferably at ETC GmbH
• Completed formal Export Manager training through an accredited program
• Excellent interpersonal and communication skills and the ability to develop relationships and collaborate across intercompany departments and groups
• Ability to multitask
• Strong research, analytical and organizational skills
• Good attention to detail and accuracy
• Willingness to travel if necessary
• Fluency in German and English – both written and spoken
• Computer skills – including Microsoft Office
• Experience with SAP
• Knowledge & interest in continuing education in import/export law
• This position assumes greater independence in assignments as well as decision making
• At this level, the employee, having developed expertise in the line of work resolves most of the conflicts that arise and determines the approach to be taken.
• Completed work is reviewed from an overall standpoint in terms of feasibility, compatibility with other work, or effectiveness in meeting requirements or expected results.